MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

b. Dalam bahasa inggris “administration

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. perwakilan

3. Fungsi Adminitrasi

Menurut Quible ada lima yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B. KANTOR

1. Pengertian

a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2. Tujuan kantor

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3. Fungsi kantor

a. Menerima informasi

b. Merekam informasi

c. Mengatur informasi

d. Memberi informasi

e. Melindungi aset/harta

C. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2. George R. Terry

Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans

Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

D. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan perkantoran (office planning)

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3) Faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

MODUL 2

MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. PENGERTIAN ORGANISASI

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2. Ada kerja sama

3. Ada tujuan bersama

B. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI

1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

C. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/Lini

Ciri-ciri:

- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan

- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi

- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh

- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit

- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal

Kelebihan:

- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan

- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

Kekurangan:

- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

- Pimpinan lebih cenderung otoriter

- Karyawan lebih sulit berkembang

2. Organisasi Garis dan Staf

Ciri-ciri:

-

- Pimpinan mengangkat tenaga staff

- Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus

Kelebihan:

- Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli

- Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas

- Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place”

Kekurangan:

- Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

3. Organisasi fungsional

Ciri-ciri:

- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas

- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah

- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kelebihan:

- Pembagian tugas lebih jelas

- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

Kekurangan:

- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)

- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya

- Tidak ada kesatuan perintah

D. PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E. FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan